MANAGING HUMAN RESOURCES

CHAPTER 10. MANAGING HUMAN RESOURCES

Jika suatu bisnis ingin meraih kesuksesan, maka ia harus memiliki cukup karyawan berkualitas dan bermotivasi untuk melakukan tugas-tugas yang diperlukan. Oleh karena itu, mengelola kuantitas (dari mengambil ke memecat) dan kualitas (melalui training, kompensasi, dan sebagainya) karyawan merupakan fungsi bisnis yang penting. Mengelola sumberdaya manusia yang bervariasi secara efektif dapat menjadi ujung tombak dalam berkompetisi di pasar global.

Manajemen sumberdaya manusia adalah seluruh aktivitas termasuk dalam menentukan kebutuhan sumberdaya manusia di organisasi mulai dari mendapatkan sumberdaya, training, dan memberikan kompensasi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Manager HR fokus pada bagaimana memaksimalkan kepuasan karyawan dan memotivasi mereka untuk memenuhi tujuan organisasi secara produktif.

Sumberdaya manusia saat ini semakin beragam di dalam organisasi. Jika dulu didominasi oleh ras atau suku tertentu, maka sekarang tidak lagi memandang SARA dan jenis kelamin. Oleh karena itu, manager harus menyadari perubahan ini dan tahu cara mengelolanya. Setiap manager pasti mengaplikasikan beberapa fungsi manajemen sumberdaya manusia sampai kapanpun.

1.   Merencanakan Kebutuhan Sumberdaya Manusia

Saat merencanakan dan membangun strategi untuk mencapai tujuan organisasi keseluruhan, perusahaan harus mempertimbangkan sumberdaya manusia yang diperlukan untuk mendukung rencana tersebut. Setelah menentukan banyaknya karyawan yang dibutuhkan, manager HR memperkirakan berapa banyak karyawan yang akan diambil dan kualifikasi apa yang harus dimiliki, atau bahkan menentukan jika layoff memang dibutuhkan untuk efisiensi.

Selanjutnya, manager menganalisis pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi sehingga dapat disesuaikan sumberdaya manusia dengan tugas yang ada. Job analysis menentukan melalui observasi dan studi, informasi yang bersangkutan tentang suatu pekerjaan, termasuk tugas spesifik dan kemampuan, pengetahuan, serta keterampilan yang diperlukan. Manager perlu melakukan job analysis untuk membuat job description dan job specification.

Job description adalah sebuah penjelasan formal dan tertulis mengenai suatu pekerjaan yang biasanya menyertakan job title, tugas yang dikerjakan, hubungan dengan pekerjaan lain, keterampilan fisik dan mental yang diperlukan, kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi kerja.

Job specification mendeskripsikan kualifikasi yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu, termasuk pendidikan, pengalaman, karakteristik personal, dan karakteristik fisik.

2.   Merekrut dan Menyeleksi Karyawan Baru

A. Rekrutmen

Merekrut berarti membentuk gabungan pelamar yang berkualitas dimana manajemen dapat memilih karyawan. Ada dua sumber pengumpulan: internal dan eksternal.

Sumber internal merupakan karyawan perusahaan sendiri. Banyak perusahaan memiliki kebijakan untuk mempertimbangkan karyawan sendiri atau mempromosikan karyawan. Dibanding dengan mengambil dari luar perusahaan, biaya rekrutmen internal lebih murah dan baik untuk mengangkat moral karyawan. Namun akan ada posisi kosong yang harus diisi lagi.

Sumber eksternal terdiri atas iklan Koran dan jurnal professional, agensi pekerja, universitas, sekolah, rekomendasi, perusahaan pesaing, lamaran tanpa diminta, website, dan media sosial seperti LinkedIn. Magang juga bisa menjadi sumber potensial. Menggunakan sumber eksternal secara umum lebih mahal daripada mengambil dari internal, tapi itu dibutuhkan jika tidak ada karyawan yang memenuhi spesifikasi atau lebih berkualitas dibandingkan di luar organisasi. Untuk entry-level managerial biasanya diambil dari universitas. Untuk managerial atau posisi professional di atas entry-level biasanya dibantu oleh headhunter, yang bisa membujuk orang-orang berkualitas dari perusahaan lain.

B.  Seleksi

Seleksi adalah proses mengumpulkan informasi tentang pelamar dan menggunakan informasi tersebut untuk memutuskan yang mana yang akan diambil. Hal ini termasuk aplikasi itu sendiri, demikian juga wawancara, testing, dan cek referensi. Proses ini cukup panjang dan mahal. Pengawasan yang ketat dilakukan dalam menemukan pelamar yang sesuai dengan harapan serta cocok dengan struktur dan budaya organisasi karena dengan menemukan orang yang tepat tersebut nantinya tidak perlu mengeluarkan uang lagi untuk merekrut, menyeleksi, dan training untuk pengganti.

·      Tahap pertama dalam proses seleksi adalah pelamar mengisi formulir lamaran atau bisa juga dengan membuat curriculum vitae yang berisi data personal, pendidikan, dan pengalaman kerja. Tujuan tahap ini adalah untuk mengenal pelamar dan menyingkirkan mereka yang tidak berkualitas.

·      Tahap selanjutnya adalah wawancara yang memungkinkan manajemen untuk mendapatkan informasi lebih detail mengenai pengalaman, keterampilan, alasan pindah kerja, sikap dalam bekerja, dan ide-ide yang menunjukkan apakah pelamar akan cocok dengan perusahaan.

·      Testing merupakan tahapan dalam seleksi. Tes kemampuan dan kinerja dapat digunakan untuk menentukan apakah pelamar memiliki keterampilan yang dibutuhkan. Tes aptitude, IQ, atau tes kepribadian dapat digunakan untuk mengukur potensi dan kecocokan pelamar dengan budaya organisasi.

·      Memeriksa referensi biasanya dilakukan dengan memeriksa latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja. Hal ini bisa dilakukan dengan mencari informasi melalui internet atau media sosial. Bisa juga dengan menanyakan mengenai pelamar kepada atasan atau teman kerja di tempat kerja terdahulu. Pemeriksaan referensi sangat penting dalam proses seleksi agar jelas latar belakang pelamar sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

C. Isu-isu Hukum dalam Rekrutmen dan Seleksi

Isu-isu hukum terkait rekrutmen dan seleksi di Amerika Serikat kebanyakan terkait masalah diskriminasi. Perusahaan lebih banyak memberi kesempatan kerja kepada ras mayoritas, jenis kelamin tertentu, agama tertentu, atau preferensi tertentu sehingga memunculkan Title VII of the Civil Rights Act.

Di Indonesia sendiri isu mengenai diskriminasi dalam rekrutmen dan seleksi tidak menjadi isu utama. Karena pada kenyataannya walaupun praktik-praktiknya memang ada tetapi karyawan maupun calon karyawan belum memiliki media penyalur aspirasi tersebut dan kecenderungan adanya diskriminasi tersebut sulit untuk dibuktikan. Isu legal terkait rekrutmen biasanya terjadi pada saat seleksi CPNS yang di dalamnya banyak terjadi praktik penyuapan dan penipuan sehingga hukum yang digunakan adalah hukum untuk penyuapan dan penipuan bukan bagian dari hukum ketenagakerjaan.  

3.   Membangun Workforce

Setelah pelamar berkualitas terpilih dan menerima posisi yang ditawarkan, mereka harus dikenalkan kepada perusahaan secara formal melalui orientasi. Orientasi adalah memfamiliarkan karyawan baru dengan karyawan lama, prosedur perusahaan, dan properti fisik milik perusahaan.

A. Training and Development

Meskipun dalam rekrutmen dan seleksi perusahaan memperoleh karyawan yang dibutuhkan, karyawan baru tersebut tetap membutuhkan training untuk mengajarkan kepada mereka dalam melakukan tugas pekerjaan tertentu melalui pengajaran di kelas maupun on-the-job training. Selain training, development juga dilakukan yaitu training yang menambah pengetahuan dan keterampilan tentang managerial dan profesional. Training dan development digunakan untuk meningkatkan keterampilan karyawan di posisinya saat ini dan mempersiapkan mereka untuk adanya penambahan tanggung jawab dan promosi.

B.  Mengukur Kinerja

Mengukur kinerja karyawan adalah salah satu tugas tersulit bagi manager. Namun penilaian kinerja sangat penting karena memberikan feedback bagaimana kinerja mereka dan apa yang perlu ditingkatkan. Penilaian kinerja juga menjadi dasar dalam menentukan kompensasi dan reward karyawan, serta memberi informasi umum mengenai aktivitas seleksi, training, dan development yang dilakukan perusahaan.

Penilaian kinerja dapat objektif atau subjektif. Penilaian kinerja objektif biasanya berupa penilaian kuantitatif misalnya dengan menghitung produktivitas atau dengan tes tertentu. Jika penilaian objektif sulit dilakukan, maka penilaian subjektif diberlakukan dengan memperhitungkan faktor-faktor kinerja seperti kerja sama dan keterampilan berkomunikasi. Namun, penilaian semacam ini sulit diukur sehingga sering tidak dapat diterima oleh karyawan.

Metode penilaian lain yang biasa digunakan perusahaan adalah sistem feedback 360-derajat yaitu penilaian untuk setiap karyawan dilakukan oleh atasan, teman kerja dalam posisi yang sama, dan bawahan. Perusahaan yang menggunakan metode 360-derajat biasanya merupakan perusahaan yang terbuka untuk pembelajaran, ada kemauan untuk bereksperimen, dan dipimpin oleh manager atau pimpinan dengan intelegensi emosional tinggi, memperhatikan aktivitas keseharian karyawan, dan terbuka dalam menerima respon bawahan tanpa menjadi defensif.

Metode penilaian kinerja apapun yang digunakan oleh perusahaan kuncinya adalah komunikasi, sehingga karyawan tahu seberapa baik mereka melakukan pekerjaannya. Hasil dari penilaian kinerja juga berguna bagi peningkatan dan perkembangan karyawan jika dapat dikomunikasikan dengan baik.

C.  Turnover

Turnover terjadi saat karyawan keluar atau dipecat dan harus digantikan oleh karyawan baru sehingga menyebabkan turunnya produktivitas karena ada kekosongan, biaya merekrut karyawan baru, manajemen waktu dan pengeluaran lagi untuk wawancara, training, dan sosialisasi karyawan baru. Oleh karena itu, banyak perusahaan membuat program-program yang dapat menurunkan tingkat turnover.

Namun turnover tidak selalu berarti hal buruk karena promosi dan transfer juga merupakan turnover. Promosi adalah kenaikan ke pekerjaan berlevel lebih tinggi dengan meningkatnya otoritas, tanggung jawab, dan gaji. Sementara transfer adalah pemindahan karyawan ke pekerjaan lain yang masih di dalam perusahaan dengan level dan gaji yang relatif sama.

Selain itu ada juga yang disebut separation, yaitu terjadi saat karyawan pensiun, mengundurkan diri, atau dipecat. Pemecatan ini terjadi karena perusahaan harus melakukan downsizing untuk efisiensi. Departemen sumberdaya manusia yang baik harus bisa meminimalkan dampak buruk adanya separation dan transfer karena untuk merekrut dan melakukan training biayanya besar. Tingginya turnover juga menjadi sinyal adanya masalah dalam proses seleksi, training, kompensasi, atau bahkan tipe organisasi. Oleh karena itu, strategi job design diperlukan untuk meminimalkannya.

4.   Kompensasi

Manusia secara umum tidak bekerja secara gratis, seberapa banyak gaji yang dibayarkan menjadi isu kompleks dalam perusahaan. Merancang kompensasi yang adil adalah tugas penting karena pembayaran gaji dan benefit merepresentasikan porsi pengeluaran organisasi serta perlu diingat bahwa kompensasi juga merupakan motivasi karyawan dalam bekerja.

Penentuan kompensasi bisa dilakukan dengan survei upah atau gaji yaitu studi tentang seberapa banyak kompensasi yang diberikan di perusahaan pembanding untuk suatu pekerjaan tertentu pada umumnya.

A. Kompensasi Keuangan

Kompensasi keuangan terdiri atas upah dan gaji. Upah adalah reward keuangan berdasarkan jam kerja atau output yang dihasilkan. Di Indonesia diatur mengenai upah minimum yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan yaitu dengan adanya Upah Minimum Propinsi (UMP). Besarnya UMP disesuaikan dengan standar hidup di propinsi tersebut. Keunggulan kompensasi dengan menghitung upah adalah mudah dalam perhitungannya. Sedangkan kelemahannya, metode ini pada kenyataannya menurunkan tingkat produktivitas.

Sistem insentif lainnya adalah komisi, yaitu membayar sejumlah tetap atau persentase dari penjualan karyawan. Tujuan dari sistem ini adalah meningkatkan profit margin dan mendapatkan tenaga penjualan potensial. Metode ini memotivasi karyawan untuk menjual produk lebih banyak.

Gaji adalah reward keuangan yang dihitung berdasarkan mingguan, bulanan, atau tahunan sehingga karyawan selalu memperoleh pendapatan. Sebagai tambahan upah atau gaji ada juga bonus yaitu reward keuangan yang ditawarkan oleh perusahaan sebagai bentuk rasa terimakasih karena meningkatnya produktivitas.

Bentuk lain kompensasi adalah profit sharing, yaitu bentuk kompensasi dimana sebagian persentase profit perusahaan didistribusikan kepada karyawan yang telah membantu dalam pencapaiannya. Biasanya diwujudkan dalam bentuk saham atau yang dikenal sebagai ESOP- employee stock ownership plans. Keunggulan penerapan profit sharing yaitu karyawan termotivasi untuk lebih produktif agar nilai sahamnya bisa naik dan mempererat ikatan karyawan terhadap perusahaan karena mereka punya kepemilikan di dalamnya.

B.  Benefit

Benefit adalah bentuk kompensasi nonfinancial yang disediakan untuk karyawan, seperti rencana pensiun, kesehatan, disabilitas, dan asuransi jiwa; program kesehatan; child care; dan sebagainya. Benefit memberikan rasa aman kepada karyawan dalam bekerja, serta meningkatkan moral dan motivasi.

Berbagai program benefit dirancang oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan karyawan. Terbukti bahwa sebagian besar karyawan memilih tetap loyal pada organisasinya lebih karena adanya benefit dan bukan karena upah atau gaji yang diberikan.

5.   Mengelola Unionized Employee

Karyawan yang merasa tidak puas dengan kondisi bekerja atau kompensasi yang diterima tentunya perlu melakukan negosiasi dengan pihak manajemen. Namun untuk bernegosiasi secara individu tentu akan sangat sulit. Oleh karena itu, karyawan membentuk persatuan karyawan atau labor union. Labor union adalah organisasi karyawan yang dibentuk untuk melakukan kesepakatan dengan pemberi kerja sehingga mendapatkan pembayaran, jam kerja, dan kondisi bekerja yang lebih baik. Kebanyakan labor union anggotanya adalah buruh (blue-collar manufacturing).

A.  Collective Bargaining

Collective bargaining adalah proses negosiasi melalui kesepakatan antara manajemen dan union tentang kompensasi, jam kerja, dan kondisi kerja sebagai unit tawar menawar. Tujuan dari collective bargaining adalah adanya kontrak pekerja, yaitu dokumen tertulis formal yang memperjelas hubungan antara union dengan manajemen untuk priode tertentu, biasanya dua atau tiga tahun. Manajemen biasanya menegosiasikan tentang jadwal kerja, rekrutmen dan pemecatan, promosi, standar produksi, dan hal-hal lain terkait manajemen dan operasional. Sementara union tetap fokus pada isu tentang pengupahan, pembayaran lembur, hari libur, dan benefit.

B.  Resolving Disputes

Terkadang antara manajemen dan karyawan tidak terjadi kesepakatan sehingga salah satu pihak mengambil cara lain yang lebih drastis

·      Taktik Karyawan

Beberapa taktik yang digunakan karyawan antara lain:

a)      Picketing à protes publik melawan praktik-praktik manajemen dan melibatkan pawai anggota union ke tempat kerja. Picketing diharapkan mampu menarik simpati publik dan union lain kepada karyawan.

b)      Strikes à walkout karyawan. Salah satu senjata paling efektif yang digunakan union dalam melakukan protes yaitu dengan walkout dari tempat kerja, meninggalkan kegiatan operasional perusahaan sehingga membuat bisnis terhenti.

c)      Boikot à sebuah usaha untuk menahan orang-orang agar tidak membeli produk perusahaan yang diprotes. 

·      Taktik Manajemen

a)      Lockout à sama seperti strike tetapi merupakan versi manajemen, manajemen menutup tempat kerja sehingga karyawan tidak dapat bekerja. Langkah ini dilakukan jika union mencoba menutup pabrik dan bagi manajemen tampaknya lebih mudah jika pabrik tersebut ditutup sepenuhnya.

b)      Strikebreakers à manajemen mengambil orang-orang untuk menggantikan karyawan yang melakukan protes. Ini merupakan langkah akhir yang diambil manajemen karena dapat merusak hubungan antara manajemen dengan karyawan.

·      Resolusi Lain

a)      Konsiliasi à metode menjembatani perbedaan manajemen dan karyawan dengan membawa pihak ketiga yang netral pada saat kesepakatan. Tujuan konsiliator adalah menjaga kedua belah pihak tetap fokus pada isu dan mencegah rusaknya proses negosiasi.

b)      Mediasi à membawa pihak netral dalam negosiasi tetapi mediator boleh mengusulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut.

c)      Arbitrasi à pihak ketiga dibawa untuk memberikan solusi tetapi solusi tersebut punya ikatan hukum dan sifatnya memaksa.

6.   Pentingnya Workforce Diversity

Diversity atau perbedaan merupakan partisipasi seluruh stakeholder dalam bisnis yang memiliki usia, jenis kelamin, ras, etnis, kewarganegaraan, dan kemampuan yang bervariasi. Memahami tentang perbedaan berarti mengakui dan menerima perbedaan tersebut serta meyakini bahwa perbedaan tersebut bernilai.

A. Karakter Perbedaan

Karakteristik perbedaan dapat dibagi menjadi karakteristik primer dan sekunder. Karakteristik primer adalah karakter yang diperoleh dari lahir dan tidak bisa diubah, misalnya jenis kelamin, usia, ras, dan etnis. Sedangkan karakteristik sekunder dapat diubah, yaitu latar belakang pekerjaan, pendapatan, status perkawinan, pengalaman militer, agama, dan pendidikan. Dalam memahami perbedaan, melihat seseorang tidak boleh hanya dilihat dari sebagian karakteristik saja. Manusia harus dinilai secara utuh.

B.  Mengapa Perbedaan Penting?

Angkatan kerja yang makin terdiversifikasi memberikan tantangan baru bagi manager HR dalam mengelola karyawan. Berbagai program dibentuk untuk mengakomodasi berbagai perbedaan tersebut. Mengelola perbedaan sumberdaya manusia secara efektif akan memberikan benefit serta meminimalkan masalah yang ditimbulkan.

C. Keuntungan Perbedaan Workforce

Berikut keuntungan menjaga dan memberi nilai pada workforce diversity:

a)   Lebih produktif dalam pemanfaatan sumberdaya manusia perusahaan.

b)   Mengurangi konflik antarkaryawan terkait dengan perbedaan etnis, ras, agama, dan orientasi seksual sehingga mereka dapat saling menghormati perbedaan tersebut.

c)   Hubungan kerja lebih produktif antarkaryawan yang berbeda saat mereka dapat belajar menerima satu sama lain.

d)  Meningkatkan komitmen dan dapat saling berbagi antarlevel di organisasi untuk mencapai tujuan.

e)   Meningkatkan inovasi dan kreatifitas karena perbedaan membawa berbagai perspektif dan ide-ide baru dalam membuat keputusan dan pemecahan masalah.

f)    Meningkatkan kemampuan untuk melayani konsumen berdasarkan perbedaan konsumen.

D. Affirmative Action

Banyak perusahaan berusaha meningkatkan lingkungan kerja melalui program affirmative action, yaitu rencana pemandatan legal yang dicoba untuk meningkatkan kesempatan kerja bagi kelompok minoritas dengan menganalisis kelompok pekerja tertentu, mengidentifikasi area dimana wanita dan kaum minoritas kurang terepresentasikan, dan menciptakan rekrutmen serta promosi tertentu, dengan tanggal yang ditargetkan, untuk menjembatani perbedaan. Adanya affirmative action membuat perusahaan mendapatkan sumberdaya manusia yang lebih variatif serta menghindari adanya diskriminasi. Namun, program ini juga kadang menyebabkan perusahaan tidak mendapat karyawan-karyawan terbaik karena mereka memberi kuota tertentu bagi kaum minoritas yang belum tentu juga kemampuannya lebih baik dari kaum mayoritas.

7.   Tren Manajemen Workforce

Kondisi kerja saat ini mengalami perubahan. Isu etika di tempat kerja makin banyak karena berkembangnya teknologi dan media sosial sehingga karyawan tidak lagi fokus pada pekerjaan tetapi juga bersosialisasi secara online. Teknologi kembali membawa dampak positif maupun negatif bagi bisnis. Di samping itu tuntutan kompetisi yang semakin tinggi membuat fungsi sumberdaya manusia harus bisa menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Oleh karena itu, tantangan yang dihadapi manager HR makin variatif juga.