THE NATURE OF MANAGEMENT

CHAPTER 6. THE NATURE OF MANAGEMENT

Bagi organisasi, baik berskala besar maupun kecil, baik yang berorientasi pada profit maupun non-profit, memiliki tujuan utama yang harus dicapai. Organisasi membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan untuk mengkoordinasi fungsi-fungsi dalam mengelola operasional, keuangan, sumberdaya manusia, dan sebagainya sehingga dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan tersebut.

Manajemen adalah suatu proses yang didesain untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumberdaya yang dimilikinya secara efektif dan efisien dalam menghadapi perubahan lingkungan. Individu dalam organisasi yang membuat keputusan terkait penggunaan sumberdaya dan fokus pada perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan, dan pengontrolan manajemen disebut manager. Peranan manajemen dalam organisasi sangat penting terkait dengan pengelolaan sumberdaya demi mencapai tujuan. Oleh karena itu pembahasan dalam bab ini menjelaskan mengenai berbagai fungsi, level, dan area manajemen di dalam bisnis.

1.      Fungsi-Fungsi Manajemen

A.    Perencanaan (Planning)

Proses menentukan tujuan organisasi dan memutuskan bagaimana cara mencapainya disebut perencanaan. Proses ini merupakan fungsi pertama dalam manajemen yang meramalkan dan menentukan pilihan-pilihan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut. Namun sebelum menentukan tindakan, organisasi perlu menentukan apa yang akan dicapai melalui misi, cita-cita, dan sasaran.

Misi adalah pernyataan yang memuat tujuan fundamental dan filosofi dasar organisasi. Misi menjawab pertanyaan: “What business are we in?” Misi yang baik mampu menjelaskan alasan keberadaan organisasi dan menjawab lima pertanyaan dasar:

·                     Siapakah kami?

·                     Siapa konsumen kami?

·                     Apa filosofi operasional kami (nilai, etika, dll)?

·                     Apa kompetensi dasar dan keunggulan kompetitif kami?

·                     Apa tanggung jawab kami dalam memberikan pelayanan yang baik bagi lingkungan, keuangan, dan sumberdaya manusia?

Contohnya adalah misi Starbucks yaitu “to inspire and nurture the human spirit – one person, one cup and one neighborhood at a time”, yang kemudian di breakdown kepada our coffee, our partners, our customers, our stores, our neighborhood, dan our shareholders.

Cita-cita (goal) adalah hasil yang diharapkan akan dicapai. Cita-cita memiliki tiga komponen: atribut yang dicari (profit, kepuasan konsumen, atau kualitas produk), target yang akan dicapai (penjualan), dan batas waktu kapan cita-cita tersebut akan terwujud.

Sasaran (objective) adalah hasil akhir yang diinginkan organisasi, merupakan turunan dari misi. Sasaran terkait dengan profit, keunggulan kompetitif, efisiensi, dan pertumbuhan. Perbedaan mendasar antara cita-cita dengan sasaran adalah sasaran merupakan tujuan yang terukur, misal persentase pertumbuhan aset organisasi atau seberapa banyak profit yang diharapkan akan diperoleh pada periode tertentu.

Ada tiga tipe rencana untuk pencapaian sasaran: strategik, taktikal, dan operasional. Manager tertinggi dalam perusahaan merumuskan rencana strategik yang menetapkan sasaran jangka panjang dan strategi keseluruhan atau arah tindakan perusahaan dalam memenuhi misinya. Rencana ini biasanya mengcover kurun waktu satu tahun atau lebih. Contohnya seperti Starbucks yang memiliki rencana strategik menjadikan Cina sebagai salah satu negara pemberi pemasukan terbesar bagi Starbucks meski awalnya sulit diwujudkan. Namun kini Cina telah menjadi pemberi pemasukan terbesar kedua dan pada tahun 2015 akan bertambah gerainya sebanyak 1500.

Rencana taktikal adalah rencana jangka pendek yang didesain sebagai implementasi kegiatan-kegiatan dan sasaran spesifik dalam rencana strategik. Kurun waktu yang menjadi batas rencana ini adalah satu tahun atau kurang. Karena rencana taktikal memungkinkan organisasi bereaksi terhadap perubahan lingkungan sementara perusahaan tetap fokus pada strategi keseluruhan, manajemen secara rutin harus melakukan peninjauan dan pembaruan. Perbedaan antara rencana strategik dan taktikal ada pada aktivitas yang dilakukan dalam jangka panjang dan jangka pendek karena perbedaan kondisi lingkungan yang dihadapi.

Sedangkan rencana operasional adalah tindakan spesifik yang dilakukan dalam jangka yang sangat pendek dan dijabarkan secara spesifik apa yang harus dilakukan oleh individu, kelompok kerja, atau departemen untuk mencapai rencana taktikal dan terakhir rencana strategik.

Elemen lain dalam perencanaan yaitu manajemen krisis atau perencanaan ketidaktentuan, elemen perencanaan yang memuat tentang potensi adanya bencana seperti pemalsuan produk, kebakaran, gempa bumi, virus komputer, atau kecelakaan pesawat maupun kerusakan secara etika atau legal.

B.     Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah menstrukturisasi sumberdaya dan aktivitas untuk pencapaian tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan yang telah dibuat oleh manager kemudian di-breakdown kepada unit-unit di bawahnya hingga ke masing-masing individu. Dengan adanya strukturisasi, organisasi dapat memperjelas tingkatan otoritas, meningkatkan komunikasi, menjauhkan dari duplikasi sumberdaya, dan meningkatkan kompetisi dengan mempercepat pembuatan keputusan.  

C.    Kepegawaian (Staffing)

Ketika manager memutuskan pekerjaan yang akan dilakukan dan bagaimana pengorganisasiannya, manager harus memastikan ada cukup karyawan untuk melakukan tugas-tugas tersebut. Memilih orang-orang untuk melakukan pekerjaan dalam organisasi dikenal sebagai staffing. Selain merekrut karyawan, manager juga harus menentukan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu, bagaimana memotivasi dan melatih karyawan, berapa banyak gaji yang diberikan, benefit apa yang disediakan, dan bagaimana mempersiapkan karyawan untuk memegang pekerjaan dengan level yang lebih tinggi di kemudian hari. Hal-hal tersebut merupakan bagian dari staffing.

Downsizing juga merupakan bagian dari staffing yaitu mengeleminasi karyawan dalam jumlah besar dari perusahaan. Downsizing terkadang perlu dilakukan untuk menurunkan biaya secara cepat dan membuat perusahaan lebih profitable dalam waktu singkat. Pembahasan mengenai downsizing cukup dramatis bagi karyawan maupun manager karena terkait dengan kehidupan banyak orang. Komunikasi yang tulus, kejujuran, dan optimisme perlu dimiliki oleh manager untuk bisa meminimalkan kritik terkait downsizing.

D.    Pengarahan (Directing)

Setelah melakukan staffing, manajemen harus melakukan pengarahan yaitu memotivasi dan memimpin karyawan untuk mencapai sasaran organisasi. Pengarahan yang baik termasuk memberitahu karyawan apa yang harus dikerjakan dan kapan harus menyelesaikan pekerjaan tersebut, serta memberikan dorongan untuk mengerjakannya.

Motivasi yang diberikan manager dapat berupa insentif berupa kenaikan atau promosi bagi mereka yang melakukan pekerjaannya dengan baik. Namun sebagian besar karyawan menginginkan lebih dari sekedar uang: mereka perlu mengetahui bahwa pemberi kerja menghargai ide dan masukan mereka sehingga karyawan merasa lebih dihargai jika pemberi kerja melibatkan karyawan lebih banyak lagi.

CEO Starbukcs mencoba fokus dan memberikan perhatian kepada karyawannya. Ketika mengunjungi salah satu gerainya, ia akan membantu barista yang bekerja. Meski bukan merupakan benefit, tetapi hal ini cukup membuat karyawan merasa dihargai dan tentunya dapat meningkatkan motivasi bagi karyawan dalam bekerja.

E.     Pengontrolan (Controlling)

Pengontrolan adalah proses mengevaluasi dan mengoreksi aktivitas-aktivitas agar organisasi tetap terarah. Kontrol terdiri atas lima aktivitas: (1) mengukur kinerja, (2) membandingkan kinerja saat ini dengan standar dan tujuan, (3) mengidetifikasi penyimpangan dari standar, (4) menginvestigasi penyebab penyimpangan, (5) mengoreksi tindakan saat diperlukan.

Pengontrolan dan perencanaan berhubungan erat karena fungsi pengontrolan membantu manager menilai kesuksesan dari perencanaan mereka. Selain itu pengontrolan juga membantu manager dalam mengatasi masalah yang berasal dari luar perusahaan. Jika perusahaan dipandang negatif, maka proses kontrol digunakan untuk menentukan mengapa terjadi dan mengarahkan respon perusahaan. 

2.      Tipe-Tipe Manajemen

A.    Level Manajemen

Banyak organisasi memiliki multilevel manajemen yaitu top management, middle management, dan first-line management.

Top management (manajemen puncak) terdiri atas presiden dan eksekutif top lainnya dalam bisnis seperti CEO, CFO, dan COO yang bertanggungjawab atas keseluruhan organisasi. Manajer puncak bertugas membuat perencanaan. Mereka membuat keputusan strategik yang fokus pada skema keseluruhan organisasi atau yang sifatnya mengelola sumberdaya. Karena begitu pentingnya keputusan yang diambil oleh manajemen puncak, manager puncak umumnya wajib memiliki berbagai pengalaman dalam waktu lama dan berhak atas upah serta insentif terbesar dalam perusahaan.

Middle management bertanggungjawab atas rencana taktikal yang merupakan implementasi arahan dari manajemen puncak, sehingga tanggung jawab mereka lebih fokus dan sempit dari manajemen puncak. Manager divisi dan manager departemen termasuk middle management.

First-line management melakukan supervisi kepada karyawan dan operasional harian dalam organisasi. Mereka bertanggungjawab terhadap implementasi rencana yang dibuat oleh middle management dan mengarahkan kinerja harian karyawan dalam pekerjaan. Mereka menghabiskan sebagian besar waktunya untuk pengarahan dan pengontrolan. Nama pekerjaan yang biasa digunakan antara lain supervisor dan foreman.

B.     Area Manajemen

Fungsi-fungsi dasar dalam manajemen.

·         Manajemen keuangan, fokus dalam memperoleh sumberdaya keuangan yang dibutuhkan organisasi. Tanggung jawab manager keuangan antara lain memproyeksi pendapatan dan pengeluaran dalam suatu periode, menentukan kebutuhan keuangan jangka pendek maupun panjang, mengidentifikasi dan menyeleksi cara investasi terbaik, memonitor arus keuangan, serta melindungi sumberdaya keuangan organisasi.

·         Manajemen produksi dan operasi, membangun dan mengurus aktivitas-aktivitas yang termasuk dalam proses perubahan sumberdaya menjadi barang, jasa, dan ide yang siap untuk dipasarkan. Seluruh proses produksi mulai dari merencanakan dan membangun fasilitas produksi, mengelola sediaan, mengelola bahan mentah, dan memastikan kualitas produk merupakan fungsi manajemen produksi dan operasi.

·         Manajemen sumberdaya manusia, memegang fungsi kepegawaian atau staffing dan berhubungan dengan karyawan secara formal. Manager sumberdaya manusia bertugas menentukan kebutuhan personel, merekrut karyawan baru, membangun dan mengurus benefit bagi karyawan, pelatihan, program penilaian kinerja, serta berhubungan dengan aturan pemerintah terkait tenaga kerja.

·         Manajemen pemasaran, bertanggungjawab untuk perencanaan, penentuan harga, dan promosi produk serta membuatnya tersedia bagi konsumen melalui distribusi. Di dalam pemasaran, terdapat beberapa area spesialisasi: pembangunan produk dan manajemen, penentuan harga, promosi, dan distribusi. Pekerjaan yang terkait dengan pemasaran antara lain penelitian pemasaran, periklanan, retail, dan pemasaran digital.

·         Manajemen teknologi informasi (TI), bertanggungjawab atas implementasi, memelihara, dan mengontrol aplikasi teknologi dalam bisnis, seperti jaringan komputer. Salah satu tugas utama manajemen TI adalah mengamankan sistem komputer dari pengguna yang tidak terotorisasi serta membuat sistem yang mudah digunakan oleh karyawan, pemasok, dan pihak lain yang berhak mengakses sistem tersebut. Manager TI juga bertanggungjawab mengajarkan dan membantu karyawan menggunakan teknologi secara efisien melalui pelatihan. Pada banyak perusahaan, beberapa aspek manajemen TI diserahkan kepada pihak ketiga yang berpengalaman agar lebih efisien.

·         Manajemen administratif, mengelola keseluruhan bisnis atau segmen mayoritas pada bisnis. Beberapa manager dikoordinasi aktivitasnya oleh manager administrasi sehingga sering disebut sebagai general manager. Meski seorang generalis, bukan berarti manager administrasi kurang ahli di semua area. Banyak eksekutif top dulunya merupakan manager keuangan, produksi, atau pemasaran, namun sebagian besar top manager merupakan manager administrasi karena memahami seluruh area manajemen.   

3.      Keterampilan Yang Perlu Dimiliki Manager

A.    Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi karyawan untuk bekerja sesuai cita-cita organisasional. Pemimpin yang kuat mengelola dan memperhatikan budaya organisasi serta kebutuhan konsumennya.

Manager sering diklasifikasikan dalam tiga tipe berdasarkan tipe kepemimpinannya. Autocratic leader membuat semua keputusan dan kemudian memberitahukan kepada karyawan apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Democratic leader melibatkan karyawan dalam membuat keputusan. Biasanya pemimpin tipe demokratis menyampaikan situasi dan mendorong bawahannya untuk menyampaikan ide terkait kemudian mempertimbangkan ide-ide tersebut dalam membuat keputusan. Free-rein leader membiarkan karyawan bekerja tanpa banyak campur tangan. Mereka menetapkan standar kinerja dan mengizinkan karyawan untuk bekerja sesuai gaya masing-masing dalam memenuhi standar tersebut.

Efektifitas autocratic, democratic, dan free-rein tergantung pada kondisi masing-masing organisasi terutama kondisi karyawan. Autocratic sesuai digunakan bagi organisasi dengan karyawan yang tidak berkemampuan dan tidak bermotivasi serta membutuhkan kecepatan dalam mengambil keputusan. Sementara democratic dan free-rein sesuai untuk organisasi dengan karyawan yang memiliki kemampuan dan motivasi tinggi serta membutuhkan keputusan yang berkualitas untuk tugas penting. 

B.     Keahlian teknis

Pengetahuan dan pelatihan khusus yang dibutuhkan dalam area manajemen terkait disebut sebagai keahlian teknis. Bagi first-line manager, keahlian teknis sangat dibutuhkan karena lingkup kerjanya sangat berkaitan dengan hal-hal teknis dan spesifik. Sedangkan bagi manajemen puncak keahlian teknis tidak terlalu diperlukan karena lingkup kerjanya general.

C.    Keterampilan konseptual

Keterampilan konseptual adalah kemampuan berpikir abstrak dan melihat bagaimana bermacam-macam bagian dalam organisasi dapat berjalan selaras menjadi satu kesatuan. Keterampilan ini sangat dibutuhkan oleh manajemen puncak karena menentukan langkah organisasi di masa depan.

D.    Keterampilan analisis

Kemampuan untuk mengidentifikasi isu-isu relevan dan menyadari seberapa penting isu tersebut, memahami hubungan di antaranya, dan mengamati penyebab terjadinya situasi tersebut dinamakan keterampilan analisis. Keterampilan analisis sangat dibutuhkan oleh seluruh level manager, terutama top manager, karena diperlukan dalam mengidentifikasi faktor penting dan penyebab suatu kondisi sehingga dapat diambil tindakan terbaik. Untuk menjadi analitis perlu berpikir secara luas tentang suatu isu dan mempertimbangkan berbagai opsi sebelum mengambil tindakan. Oleh karena itu, keterampilan analisis diperlukan dalam menghadapi situasi yang kompleks atau sulit dan kadang solusinya tidak jelas, misalnya untuk mengatasi isu etika.

E.     Keterampilan hubungan dengan orang lain

Kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain baik di dalam maupun luar organisasi sangat menunjang kesuksesan seorang manager karena dalam menjalankan pekerjaannya, manager selalu berhubungan dengan pihak lain.

Ada sebuah ungkapan bahwa pemimpin itu tidak dilahirkan tetapi diciptakan. Dalam memutuskan seseorang sebagai manager, organisasi punya tiga cara: mempromosikan karyawan yang ada, mengambil manager dari organisasi lain, atau mengambil langsung dari lulusan universitas.

Dengan mempromosikan karyawan sebagai manager, hal ini dapat memacu motivasi karyawan untuk bekerja lebih baik lagi. Selain itu, manager yang berasal dari dalam organisasi tentunya sudah memahami nilai dan budaya organisasi sehingga mereka lebih mudah beradaptasi serta dapat mengambil keputusan yang tidak bertentangan dengan nilai dan budaya organisasi.

Mengambil manager dari organisasi lain lebih efisien jika dibutuhkan dalam waktu yang singkat karena mereka pada umumnya sudah memiliki semua keterampilan yang dibutuhkan berkat pengalaman menjadi manager di organisasi sebelumnya. Selain itu, manager dari luar organisasi diharapkan dapat memberi ide-ide baru bagi organisasi berdasarkan pengalaman mereka di luar.

Sementara itu, mengambil manager dari universitas sangat sesuai bagi organisasi yang mampu membangun managernya sendiri. Para lulusan dari universitas ini memiliki potensi besar dan belum ‘terkontaminasi’ secara pemikiran sehingga masih mudah dibentuk sesuai dengan keinginan organisasi.

4.      Pembuatan Keputusan

Berikut merupakan tahapan dalam pembuatan keputusan bagi manager:

1.      Menyadari dan mendefinisikan situasià situasi dapat berupa situasi yang negatif (kerugian atau kegagalan produk) maupun situasi positif (kesempatan untuk meningkatkan penjualan). Manager harus memperhatikan sinyal-sinyal yang terjadi sehingga dapat segera mengidentifikasi situasi yang terjadi.

2.      Membuat opsi à langkah selanjutnya adalah membuat beberapa kemungkinan tindakan yang akan dilakukan. Kreatifitas dibutuhkan dalam pembuatan opsi ini karena ide-ide baru dan berguna akan membuat pilihan lebih beragam dan membuka kesempatan lebih luas untuk solusi tindakan yang lebih baik.

3.      Menganalisis opsi àsetelah beberapa opsi terbentuk, perlu dianalisis lebih lanjut opsi yang paling sesuai dengan situasi tersebut dan yang tidak bisa diaplikasikan. Saat mempertimbangkan opsi-opsi tersebut, pembuat keputusan adanya opsi tambahan jika ternyata situasi lebih dari yang diperkirakan serta mempertimbangkan dampaknya terhadap keseluruhan organisasi.

4.      Menyeleksi opsi terbaik à jika analisis telah dilakukan, maka opsi terbaik harus ditentukan. Pemilihan opsi terbaik bisa jadi subjektif karena keterbatasan waktu dalam memilih sehingga pembuat keputusan perlu memperluas wawasannya karena bisa jadi opsi terbaik merupakan kombinasi dari beberapa opsi yang ada.

5.      Implementasi keputusan à untuk mengatasi situasi yang terjadi, opsi terpilih harus dilaksanakan. Implementasinya bisa jadi sederhana atau kompleks, tergantung situasi. Bagaimanapun manajemen harus siap dengan adanya konsekuensi yang tidak diharapkan karena terkadang ada hal-hal yang terjadi di luar rencana.

6.      Memonitor konsekuensi yang terjadi à setelah diimplementasikan, manager perlu menentukan apakah keputusan tersebut berhasil. Tanpa adanya pengawasan yang baik, keputusan tersebut bisa jadi tidak efisien dan memberikan perubahan yang berarti. Jika memang hasilnya tidak memuaskan, maka diperlukan analisis lebih lanjut apakah dari pendefinisian situasi sudah salah dan langkah selanjutnya yang akan diambil.

5.      Realitas Tentang Manajemen

Manajemen bukanlah ilmu pasti. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi implementasinya. Ahli manajemen John P. Kotter mengatakan fungsi-fungsi manajemen dapat dikategorikan dalam dua aktivitas dasar:

1.      Mencari tahu apa yang harus dilakukan dalam menghadapi ketidakpastian, perbedaan, dan jumlah informasi relevan yang sangat besar.

2.      Melakukan hal yang benar dengan bermacam-macam orang walaupun hanya memiliki kontrol langsung yang kecil pada sebagian besar dari mereka.

Karena 75 persen aktivitas manager berhubungan dengan banyak pihak, mereka membutuhkan agenda, yaitu sebuah kalender, yang memuat baik item-item spesifik maupun yang belum jelas, yang meliputi cita-cita jangka pendek dan sasaran jangka panjang.

Manager dalam melakukan pekerjaannya menghabiskan banyak waktu dengan networking, yaitu membangun hubungan dan membagi informasi dengan kolega yang dapat membantu mereka untuk memenuhi item dalam agenda tersebut.

Pada akhirnya manager menghadapi dan berkonfrontasi dengan lingkungan yang kompleks dan memberikan tantangan yang sulit dalam dunia bisnis saat ini. Meski banyak teknologi yang dapat membantu mereka dalam pembuatan keputusan, kreatifitas dan imajinasi adalah syarat terbentuknya keputusan yang efektif bagi organisasi.